Firma elettronica: tutto ciò che devi sapere

Come si può intuire dal nome, la firma elettronica è uno strumento utile ad autenticare documenti e possiede la stessa valenza legale della firma autografa. La firma elettronica è uno strumento digitale innovativo, in grado di tendere la mano a PMI, aziende e professionisti. Il motivo? Sta aiutando a digitalizzare migliaia di archivi cartacei, ovvero a spostare in Rete burocrazia e documenti, e al contempo a migliorare la produttività. Ma non finisce qui, perché la firma elettronica garantisce validità legale agli accordi e contribuisce a ridurre drasticamente l’uso di carta e inchiostro negli uffici, con chiari vantaggi in termini di costi e di sostenibilità ambientale. Insomma, parliamo di uno strumento che non può assolutamente mancare nella dotazione di qualsiasi azienda i cui obiettivi siano quelli di affrancarsi dal materiale cartaceo e correre spedita verso il futuro.

Cos’è la firma elettronica ?

Lanciato anche in Italia, questo strumento consente di firmare a distanza documenti dotati di valore legale. Oggi, con la dematerializzazione degli archivi e l’incremento del lavoro da remoto, le aziende necessitano di strumenti in grado di ridurre le distanze e tutelarsi dal punto di vista legale, in presenza di documenti firmati a distanza. Tali necessità hanno permesso alla firma elettronica di crescere esponenzialmente, fino a superare il valore record di 5 miliardi di dollari nel 2022. Tuttavia, le stime attuali suggeriscono che il valore complessivo del settore potrebbe superare i 14 miliardi di dollari entro il 2026, come suggerito da ReportLinker. Ma in cosa consiste questo sistema e come si fa a firmare un documento a distanza? La procedura è semplicissima, in quanto basta caricare il PDF sulla piattaformaattivare il flusso approvativo e inviare la pratica al destinatario. Per firmare il documento, il firmatario non deve fare altro che cliccare sul link ricevuto, leggere il documento e gli eventuali allegati e firmare inserendo il codice OTP spedito tramite SMS. Per portare a termine la pratica appena illustrata non c’è necessità di installare alcun software, né bisogna disporre di strumenti fisici quali chiavette USB o smart card. Per illustrare ancora meglio cos’è la firma elettronica e quali sono le sue caratteristiche, è possibile prendere in prestito la definizione presente nel Codice dell’Amministrazione Digitale, secondo cui la firma digitale deve riferirsi in maniera univoca a un unico soggetto e al documento (o all’insieme dei documenti) cui è stata associata. L’apposizione della firma elettronica può integrare e/o sostituire l’apposizione di punzoni, sigilli, timbri, marchi e contrassegni di ogni genere, per qualsiasi fine previsto dalla normativa in vigore. Per svolgere le funzioni appena descritte, la firma elettronica risponde a tre requisiti fondamentali :

  • autenticità, in quanto assicura l’identità dell’impresa o della persona che firma ;
  • integrità, poiché garantisce che nessun documento sia stato modificato dopo l’apposizione della firma ;
  • non ripudio, in quanto assicura che nessun documento firmato possa essere ripudiato dal firmatario.

Le differenze tra firma elettronica semplice e avanzata

Yousign offre diverse soluzioni, tutte comode e facilmente accessibili, oltre che adatte alle varie necessità. La firma elettronica semplice (FES), consigliata soprattutto per le pratiche “leggere”, consente di firmare documenti di ogni genere e di contare su una tutela legale quasi completa. Tuttavia, questa assume valore legale soltanto se certificata da un giudice, in quanto non prevede forme di protezione specifiche. La firma elettronica avanzata (FES), invece, oltre al codice OTP include anche la verifica dell’identità tramite un apposito software di riconoscimento. Questo strumento, valido in tutti i Paesi UE, è stato introdotto per superare la concorrenza ed innovare il settore. L’autenticazione a più fattori (codice OTP, informazioni di contatto, verifica dell’identità) garantisce l’integrità e la veridicità del documento, nonché un maggior livello di sicurezza. Per tale motivo, è indicato soprattutto per i prodotti a rischio elevato, quali prestiti e polizze vita. La piattaforma offre quindi una Firma digitale PDF rapida e sicura, possibile grazie a un software disponibile sul cloud e studiato appositamente per il mercato europeo. I certificati di firma elettronica avanzata sono conformi a quanto indicato all’interno del regolamento eIDAS, che fornisce una base normativa solida e comune per tutte le interazioni elettroniche sicure tra imprese, cittadini e pubbliche amministrazioni. Il regolamento eIDAS è stato emanato il 23 luglio 2014 ed ha acquisito piena efficacia a partire dal 1 luglio del 2016. Vale la pena ricordare che la firma può essere apposta anche tramite smartphone e non vi è alcuna necessità di installare software specifici.

Le caratteristiche della firma elettronica

La firma elettronica avanzata consente :

  • l’assenza di qualsiasi elemento nell’oggetto della sottoscrizione atto a modificarne dati, fatti e atti ;
  • l’individuazione del soggetto erogatore ;
  • la possibilità di ottenere evidenza di quanto sottoscritto in qualsiasi momento ;
  • la possibilità di verificare che il documento non abbia subito nessuna modifica dopo l’apposizione della firma ;
  • la connessione univoca tra firma e firmatario ;
  • l’identificazione del firmatario del documento ;
  • il controllo esclusivo da parte del firmatario del sistema di generazione della firma, inclusi i propri dati biometrici.

Tre buone ragioni per usare la firma elettronica nel 2022

La rapida digitalizzazione della società ha permesso a cittadini, enti pubblici e imprese di semplificare alcune attività e rendere più sicure azioni altrimenti impossibili da compiere a distanza. Tra queste anche l’apposizione della propria firma autografa. Per fortuna, aziende come Yousign, realtà europea di grande valore e competenza, hanno deciso di mettere a disposizione di quanti ne hanno bisogno la preziosa opportunità di firmare documenti da remoto. Parliamo di un sistema pratico, sicuro e veloce, che consente di concludere accordi a distanza e lavorare in smart working con tutta la necessaria tranquillità. Ma quali sono le ragioni per cui conviene adottare questo strumento al più presto? Innanzitutto, si tratta di un sistema perfettamente sicuro, addirittura più di quanto lo è la firma tradizionale. Infatti, le firme apposte a mano possono essere manipolate, contraffatte o smarrite, eventualità impossibili per la firma elettronica. Inoltre, i documenti cartacei, per loro natura, sono deperibili e si possono smarrire e, quando devono essere firmati, richiedono la presenza fisica di più persone. Tutto ciò non è necessario con la firma PDF. Il secondo grande vantaggio offerto dalla firma elettronica riguarda l’ingente risparmio di tempo. Per firmare un documento in PDF, infatti, è sufficiente disporre di un dispositivo connesso a internet, che si tratti di un computer, di un tablet o di un semplice smartphone. Basti pensare a quanto tempo è possibile risparmiare firmando a distanza un contratto d’affitto, soprattutto se il locatore vive lontano, un accordo di collaborazione, una fattura o qualsiasi altro documento necessiti di una presa visione degli atti. E al giorno d’oggi, risparmiare tempo vuol dire anche risparmiare denaro, in quanto la firma elettronica consente di evitare costosi spostamenti nonché l’acquisto del materiale di cancelleria. Risparmiare tempo e denaro corrisponde a migliorare la produttività e la qualità della vita di ognuno di noi. Il terzo vantaggio, infine, consiste nella semplificazione degli accordi. La firma elettronica è in grado di semplificare processi che fino a pochi anni fa apparivano lunghi e tortuosi. Per ratificare un accordo era necessario uscire di casa o dall’ufficio, raggiungere il luogo prestabilito e, ovviamente, pianificare apposite riunioni in base alla disponibilità di tutti i partecipanti. Oggi, è sufficiente accendere il PC e siglare l’accordo, col grande vantaggio di poter contare su una sicurezza legale sconosciuta fino a poco tempo fa. Semplificare vuol dire avere la possibilità di intervenire più rapidamente e mettere ciascun collaboratore in condizione di lavorare in maniera più efficiente. Tale semplificazione fa sì che le decisioni amministrative e lavorative possano fluire più facilmente, concedendo a tutti i protagonisti di risparmiare tempo ed energie per concentrarsi meglio su altre faccende, quali la cura delle proprie strategie di business, la gestione del personale e così via.

 

Conclusioni

Che la firma elettronica garantisca benefici alle strategie di business è cosa innegabile. Inoltre, questo strumento rappresenta un passo importante verso la digitalizzazione dell’intero ciclo vitale dei documenti. La carta, infatti, viene sempre più spesso sostituita con i documenti digitali e, di conseguenza, anche la firma si trasforma, diventando immateriale. Per utilizzare la firma elettronica è necessario rivolgersi a un fornitore di servizi fiduciari qualificati, autorizzato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Oggigiorno, la firma elettronica, semplice o avanzata che sia, costituisce uno strumento imprescindibile per quanti hanno intenzione di migliorare la produttività e ridurre tempi, costi e spostamenti. Ecco in breve alcuni dei vantaggi offerti da questo strumento comodo e innovativo:

  • gestione digitale completa dei documenti. Non è più necessario stampare alcunché e proprio questo consente di risparmiare sui costi di stampa e di archiviazione ;
  • procedure più veloci. Per inviare il documento al cliente è sufficiente un clic ;
  • la firma da remoto non ha bisogno di nessun supporto fisico. Smart card e chiavette USB non sono più necessarie ;
  • maggior controllo sui documenti e sul loro stato. Grazie a questo strumento è possibile verificare in tempo reale se il documento è stato inviato, firmato o se ci sono stati errori durante il processo di autenticazione ;
  • è possibile gestire i documenti creati con qualsiasi software, inclusi i gestionali di azienda ;
  • la conservazione dei documenti è perfettamente a norma ;
  • i documenti firmati hanno valore legale, addirittura superiore a quelli firmati a mano, soprattutto nel caso venga utilizzata la firma elettronica avanzata.

Quanto si risparmia usando la firma elettronica?

Per quantificare i risparmi potenziali offerti da questa tecnologia è sufficiente pensare che per produrre un documento cartaceo si spendono in media 13 euro. Un’azienda o uno studio che produce migliaia di documenti l’anno sperimenterebbe un risparmio non indifferente, senza dubbio superiore a ciò che possiamo immaginare. Senza parlare della comodità di poter firmare qualsiasi documento anche a distanza, senza dover raggiungere le opportune sedi. Non esitate a informarvi di più.



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