La rilevazione delle presenze dei dipendenti è un’operazione tutt’altro che superata per le aziende, da non dare mai per scontata in quanto può essere attuata in molteplici modi differenti.
Andrebbe approntata sia durante gli orari di entrata come in quelli di uscita, persino in occasione delle pause, ed è facile che qualche dato possa sfuggire, cosa che si presenta in misura maggiore a seconda della tecnica adoperata.
Oggi vi proponiamo una panoramica generale sugli strumenti adoperati per tale scopo nel corso degli anni, analizzandone l’evoluzione complessiva. Partiremo dalla carta per arrivare ai moderni software per la rilevazione presenze: un’opzione quanto mai attuale e particolarmente all’avanguardia.
Premessa: cos’è esattamente la rilevazione presenze?
Prima di analizzare come può essere effettuata la rilevazione presenze vediamo cosa si intende esattamente.
Con tale termine si fa riferimento alla registrazione dell’orario di lavoro di un dipendente: qualcosa che interessa minimo l’ora in cui si entra e quella in cui si esce; alcune realtà decidono di monitorare anche le pause effettuate a metà giornata.
A cosa serve questa operazione? Lo scopo è quello di ottenere un resoconto esatto e affidabile del tempo che la risorsa ha trascorso alla postazione di lavoro, così da determinare con altrettanta precisione la retribuzione e le indennità ulteriori da inserire in busta paga.
Come può essere fatta la rilevazione delle presenze
Alla base della rilevazione delle presenze c’è la cosiddetta timbratura. Questa, in linea generale, prevede l’inserimento di un cartellino di tipo cartaceo all’interno di un marcatempo oppure l’avvicinamento di un badge.
I sistemi attraverso cui effettuare la registrazione delle presenze sono davvero tanti e hanno riscontrato un’evoluzione considerevole nel tempo. Precisiamo che è sempre il lavoratore a occuparsi di tale compito, a fronte di un rapporto tra le parti fondato sulla fiducia e una certa intesa.
L’azienda dovrebbe comunque mettere una figura a supporto, così da limitare ed eventualmente rimediare alle possibili imprecisioni che è facile possano subentrare.
Carta
Fino a non molto tempo fa – ma alcune imprese lo fanno ancora oggi – per la rilevazione delle presenze veniva utilizzato un semplice foglio di carta, compilato quotidianamente dalla risorsa.
Questa soluzione è ormai da considerarsi superata e sconsigliabile. Le ragioni sono diverse e facilmente intuibili, ovvero:
- È facile che il foglio venga perso.
- La grafia del dipendente può essere illeggibile.
- Andando di fretta, può capitare che la persona sbagli casella o compia altre imprecisioni.
Marcatempo e cartellini
Si tratta di un’evoluzione del sistema precedente. Il collaboratore usa un pezzo di carta rigida che inserisce all’interno di un macchinario – una timbratrice – attraverso la quale segnala che è arrivato oppure uscito.
Questo sistema ha da un lato una maggiore sicurezza che la persona effettui correttamente la timbratura. Allo stesso tempo, presenta dei limiti:
- L’azienda deve investire nell’acquisto di marcatempo e cartellini, preventivando una scorta dei secondi e considerando eventuali guasti a carico per l’apparecchio.
- È facile che i cartellini vengano smarriti ed è necessario contemplare che subentri il bisogno di cambiarli con una certa frequenza.
- Non è un’opzione indicata per i lavoratori che operano costantemente o una tantum fuori sede.
Badge e marcatempo
Rispetto allo strumento illustrato poc’anzi, si utilizza una scheda elettronica. I limiti sono pressoché gli stessi dei precedenti salvo che per un verso: una tessera plastificata dura più a lungo di un cartellino cartaceo.
Timbratrice da computer
La persona accende il computer ed effettua da qui la timbratura, premendo un certo pulsante. Questo sistema è di per sé affidabile ma non è esente da controindicazioni:
- La rilevazione delle presenze è vincolata a uno specifico terminale elettronico.
- Non è una soluzione indicata in caso di lavoro da remoto o in occasione di una trasferta.
Timbratrice mobile
Una soluzione simile alla precedente che, però, prevede una timbratrice portatile a cui il dipendente avvicina il badge. Premesso che l’azienda dovrà investire un costo non del tutto economico per l’attrezzatura necessaria, c’è da dire che questa opzione risulta indicata per le realtà che non hanno una sede fissa, come i cantieri, in quanto stabilisce persino la geolocalizzazione esatta.
Bisognerà comunque preventivare una scorta sia di badge sia di denaro da attivare qualora subentrassero eventuali guasti al macchinario.
Software di rilevazione delle presenze
In questo caso si utilizza un programma specifico e di ultima generazione per la rilevazione presenze. Questo tipo di soluzione prevede diversi vantaggi, a fronte di un investimento iniziale che, per quanto contenuto, va comunque considerato:
- Il programma può essere utilizzato da qualsiasi dispositivo. Si tratta infatti di un’applicazione installabile sia su cellulare che sugli altri apparecchi elettronici: non è vincolata a un pc aziendale.
- I dati vengono condivisi tra le parti, ottimizzando le operazioni contabili come quelle di elaborazione della busta paga.
- Rispetto totale della privacy del dipendente e meno errori a confronto con i sistemi precedenti.
Rilevazione biometrica
In questo caso il dipendente utilizza la propria impronta digitale oppure un sistema di riconoscimento del viso, avvicinando il corpo all’apparecchio. Pur essendo una soluzione altamente precisa e affidabile, non è indicata per i lavoratori in trasferta o da remoto.
Conclusione
La rilevazione delle presenze ha registrato un’evoluzione considerevole nel tempo e sono davvero tanti i sistemi di cui si possono avvalere le aziende, che dovranno valutarli a seconda delle proprie esigenze e caratteristiche.
Una cosa è certa: un software di rilevazione presenze offre una versatilità e affidabilità ai massimi livelli, risultando un’opzione che vale sempre la pena considerare in quanto pratica, affidabile e innovativa.
