Gestire i pagamenti all’interno di un’azienda non significa solo tenere monitorate le entrate, ma comporta delle attenzioni e delle necessità in più. È fondamentale avere ben chiare anche le uscite, avere il controllo delle fatture, delle previsioni su spese future e controllare la puntualità dei pagamenti.
Controllare tutto ciò aiuta nell’evitare crisi di liquidità, perdite e offre un’opportunità di prendere decisioni su spese future con maggior sicurezza o di far fronte ad eventuali imprevisti.
La gestione dei flussi di cassa è quindi vitale per ogni azienda, che questa sia una PMI o una grande azienda. Ma come si può ottimizzare questa gestione? E che cos’è la prima nota? In questa guida risponderemo a tutte le domande e forniremo gli strumenti necessari per ottenere tale controllo sui movimenti in entrata e uscita.
Gestire i pagamenti: perché è importante
La salute finanziaria di un’azienda è il primo aspetto fondamentale che deve essere tenuto sotto controllo, in quanto costituisce il motore dell’intera macchina. Il flusso di cassa è ciò che porta avanti il lavoro e senza una solida base a cui appoggiarsi è difficile anche solo fare previsioni.
Il monitoraggio, quindi, deve essere accurato sia delle entrate che delle uscite, o vi è il rischio di trovarsi in situazioni di crisi e non sapere in che modo fronteggiarle. In tutto questo, un aspetto cruciale è l’uso e la corretta gestione della prima nota.
Ma di che cosa si tratta? La prima nota è in poche parole un registro dove vengono annotati tutti i movimenti di cassa dell’attività, indipendentemente dalla loro natura. All’interno viene indicato tutto ciò che risulta fondamentale conoscere in proposito, come:
- la data;
- l’importo;
- la descrizione dettagliata dell’operazione;
- tutti i riferimenti fondamentali dei documenti fiscali allegati.
È fondamentale prestare attenzione e compilare il file con estrema precisione, evitando errori nei conteggi, così da fornire al commercialista tutti i dati necessari per la corretta determinazione delle imposte e avere una visione chiara del cash flow.
Trattandosi di qualcosa di così delicato e importante, la tecnologia ha messo a disposizione degli aiuti fondamentali: i software di fatturazione. Questi sono realizzati per dare un supporto essenziale nella compilazione e gestione di questo genere di documenti.
In alcuni di questi software, infatti, la compilazione della prima nota viene effettuata in maniera automatica, usando i dati delle fatture in entrata e in uscita e di altri documenti: ciò libera le persone dal timore di commettere errori umani e velocizza determinati compiti, concedendo così all’imprenditore di concentrarsi esclusivamente sul core business.
Quali sono gli strumenti di pagamento più utilizzati
La gestione dei pagamenti può essere quindi facilitata dall’uso di software, che registrano in automatico in prima nota i movimenti di entrata e uscita generati da fatture e altri documenti.
Tra i dati che si possono riportare in merito ai movimenti in prima nota, vi è il metodo di pagamento.
Per gestire al meglio il cash flow, dunque, è importante conoscere attentamente tutti i metodi di pagamento.
Uno dei più semplici e diffusi è il pagamento in contanti, utilizzato quotidianamente per le piccole transazioni. Tuttavia, le normative limitano l’uso del contante a importi inferiori a 5.000 euro, richiedendo per somme superiori l’utilizzo di metodi tracciabili.
Il bonifico bancario è un’altra opzione molto popolare, che permette il trasferimento di fondi tra conti correnti. Ne esistono di vari tipi, tra cui nazionale, SEPA e internazionale, ognuno con caratteristiche e tempi di emissione differenti.
L’addebito diretto SEPA (Sepa Direct Debit – SDD), in particolare, è ideale per i pagamenti ricorrenti. Il debitore autorizza il creditore a prelevare direttamente dal proprio conto l’importo dovuto, rendendo questo metodo molto pratico e affidabile.
Le carte di credito e di debito sono fondamentali, in quanto permettono pagamenti rapidi e sicuri tramite POS, anche in modalità contactless per importi ridotti. Infine, PayPal rappresenta un’opzione moderna e sicura per imprese e professionisti, facilitando i pagamenti online attraverso un account digitale.
Scadenzario pagamenti e solleciti: come gestirli
Nella gestione di incassi e pagamenti una delle situazioni più comuni (e fastidiose) è la dimenticanza delle scadenze e i pagamenti mancanti. Lo scadenzario è quindi uno strumento che non può mai mancare.
Si tratta di un registro contabile in cui vengono annotate tutte le scadenze, comprese le fatture in entrata e in uscita, i moduli F24, le scadenze IVA, le imposte, i contributi previdenziali, le rate di mutui e finanziamenti, e i salari dei dipendenti.
Un tempo questo veniva elaborato tramite fogli excel o addirittura a mano, ma ad oggi i software per la fatturazione sono nuovamente un grandissimo supporto, aiutando a non dimenticare niente e inserendo in automatico alcuni dati, così da non commettere errori.
Inoltre, spesso queste tecnologie hanno a disposizione uno strumento utile per il sollecito dei pagamenti, inviando un documento formale per richiamare l’attenzione del debitore sull’importo scaduto e richiede il saldo entro un termine specificato.
