Cartoni ammassati senza alcun ordine. I meetup AttiVisti foggiani e FoggiaAttiVa hanno visitato l’archivio cartaceo del Comune di Foggia, situato negli scantinati di Palazzo di Città, trovandolo in situazioni pietose. “La situazione è vergognosa, c’è muffa, sporcizia e caos dappertutto – spiegano -, tutto questo non permette che le richieste di accesso ad atti e documenti da parte di cittadini e consiglieri possano essere espletate sempre al meglio e con risultati positivi”. Per questo, avanzano la proposta di digitalizzare tutto l’archivio.
“Oggi risulta indispensabile intraprendere una strada che porti alla sostituzione graduale della metodologia attuale di archiviazione della carta in arrivo ed in uscita dal comune – commentano -. Attualmente molti Comuni si trovano a gestire un archivio cartaceo di grosse dimensioni in posizione non facilmente accessibile dagli operatori. Spesso quando si consulta l’archivio cartaceo si va incontro a difficoltà di riproduzione del materiale (formatistato conservazione) perché magari deteriorato, o perso. A volte mancano gli spazi o non ci sono spazi idonei o consoni alla conservazione di tali documenti. La mole dei documenti è tale che la gestione di tale archivio rende le operazioni di ricerca e consultazione molto difficili, con l’inevitabile ripercussione nello svolgimento del lavoro da parte dell’ufficio stesso, che deve perdere tempo nel trovare le pratiche che a volte non si trovano dove dovrebbero stare, questo a causa anche della modalità di archiviazione che nel corso degli anni spesso è cambiata, oltre che rendere a volte il servizio per gli utenti poco efficiente in termini di tempi di risposta”.
“E’ necessario porre un freno all’aumento dello spazio dedicato all’ammassamento dei documenti – continuano -, che pone diversi problemi: ricavo dello spazio idoneo per i documenti, con i relativi problemi di sicurezza e di costo; dispendio di tempo, e quindi denaro, per la ricerca da parte degli uffici delle pratiche archiviate; ambientale, dovuto all’aumento di utilizzo della carta. Visti la carenza di spazi idonei a conservare il materiale cartaceo e la evidente mancanza di riservatezza e tutela delle informazioni e dati in esso contenuti, la digitalizzazione dell’archivio comunale degli enti pubblici, oltre che sancito da leggi dello stato, rappresenta una soluzione indispensabile oltre che vantaggiosa sia dal punto di vista organizzativo che economico, con ricadute su risparmi per carta, traslochi e affitti di spazi”.
Citano gli esempi di altri comuni italiani come Alessandria, Verona, Venezia, Roccagorga e la più vicina Bovino, per proporre la digitalizzazione di tutto il materiale cartaceo del nostro archivio attraverso apposita convenzione con il Servizio Civile Nazionale, per poter aver a disposizione alcune unità da destinare all’operazione di ammodernamento, selezionando tra figure con specifiche competenze come data entry, informatici e gestionali.
“Speriamo – concludono – che queste proposte e sollecitazioni dei cittadini possano essere prese in seria considerazione dall’amministrazione per migliorare i servizi offerti alla cittadinanza e aumentare gli standard di efficienza ed economicità che ci si aspetta da una buona amministrazione”.
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